L’organisation c’est mon dada, ma spécialité depuis toujours, encore plus après 10 années passées à manager des équipes allant jusqu’à 20 personnes !
Après tant d’années, on pourrait facilement se dire qu’on a plus grand chose à apprendre, à découvrir … et ce serait faire une belle erreur !
Une organisation n’est pas immuable
Après 7 années passées dans la même entreprise, j’avais mis en place une organisation béton qui répondait parfaitement à la mission dont j’avais la charge : gérer des projets de développement informatique → beaucoup de choses à faire mais pour un seul (gros) projet à la fois et avec une équipe définie et dédiée au projet.
A l’époque cette organisation bien huilée s’articulait autour de Jira, un logiciel de gestion de projet conçu pour les équipes de développement. Je savais que 80% des informations dont j’avais besoin y étaient disponibles. Jira était devenu mon 2ème cerveau !
En 2022, j’ai décidé de changer d’entreprise et de rôle. Je suis devenue chef de projet transverse, toujours dans l’informatique. Ici aussi Jira est l’outil central de toutes les équipes de développement, sauf que je ne suis pas en charge d’une de ces équipes. J’interviens à plus haut niveau sur des tâches de coordination et même si j’utilise Jira quotidiennement, cela ne peut plus être mon 2ème cerveau …
» Mon poste avait changé, mon organisation devait changer aussi !«
Mon poste a changé, mon organisation devait changer aussi !
Pourquoi utiliser Notion a été la solution ?
Revenons début 2022, dans les premières semaines de ma prise de poste en tant que chef de projet technique transverse. Comme son nom l’indique, mon boulot c’est de coordonner des projets qui font intervenir ou ont des impacts sur plusieurs équipes en même temps. Plein de projets. Plein d’équipes.
Tellement de projets, tellement d’interlocuteurs, tellement de petites tâches à faire ou à suivre que j’ai vite frôlé la noyade. Un jour, en pleine réunion (visio), j’ai senti ma tête bouillir et j’ai failli jeter mon casque tellement cela faisait trop d’informations d’un coup (en anglais en plus …).
Je ne savais pas comment gérer cette quantité d’informations aux multiples dimensions : tâches, projets, personnes … Jira ne m’était d’aucune utilité car il ne s’agissait pas de gérer des développeurs, Excel ne suffisait pas à cause de toutes ces dimensions justement …
» Moi la “pro” de l’organisation, j’étais perdue !«
C’est après avoir écarté ces solutions “conventionnelles” dans les entreprises telles que la mienne que j’ai repensé à cette application dont on m’avait parlé quelques mois auparavant : Notion ! Je n’y avais pas prêté particulièrement attention car elle ne répondait pas à un besoin … à ce moment-là.
Pourquoi utiliser Notion est cette fois devenue une évidence ? Grâce à la possibilité de créer et relier entres elles des bases de données !
Les bases de données à la rescousse
Ma problématique principale était que selon le contexte, le moment de la journée, j’avais besoin de visualiser mes tâches selon des points de vue bien différents les uns des autres.
Le matin, il me fallait la liste des tâches à réaliser dans la journée, classique.
Pour la réunion de suivi d’un projet, il me fallait la liste et l’avancement des tâches spécifiques à ce projet.
Là où ça se corsait, c’est quand on venait ajouter la dimension “interlocuteurs” car j’ai très vite dû travailler avec des dizaines de personnes différentes. Alors plusieurs fois par jour les mêmes questions revenaient : c’est qui lui déjà ? Qui je dois contacter pour cette tâche ? Tiens j’ai une réunion avec M. Machin, il intervient sur quels projets déjà lui ? Et pour ce problème qui est-ce que je pourrais contacter ?
» J’avais besoin de visualiser mes tâches selon des points de vue bien différents les uns des autres.«
C’est grâce à l’utilisation de Notion et de ses bases de données que j’ai pu facilement trouver des réponses à mes questions et libérer une grosse partie de ma charge mentale.
Mon espace sur-mesure
L’avantage principal à utiliser Notion, c’est la possibilité de se créer un espace sur-mesure pour qu’il réponde à tes questions précisément.
Mes questions étant concentrés autour des 3 notions suivantes, j’ai créé une base de données pour chacune d’elle. :
- Tâches
- Projets
- Interlocuteurs
Et comme ces notions sont liées les unes aux autres, j’ai créé des liens entre ces bases de données.
Comme une schéma vaut mieux que 1 000 mots, voilà l’idée :
Une base de données Projet qui va contenir tous mes projets avec pour chacun
- la liste des tâches à réaliser
- la liste des interlocuteurs qui interviennent sur le projet
Une base de données Tâches qui va contenir toutes mes tâches avec pour chacune
- le projet concerné
- les interlocuteurs avec qui je dois travailler
Une base de données Interlocuteurs qui va contenir tous mes interlocuteurs avec pour chacun
- les informations nécessaires pour savoir qui est qui et qui fait quoi
- les projets dans lesquels ils sont embarqués
- les tâches sur lesquelles ils interviennent
Grâce à cette organisation, il m’a été possible d’accéder rapidement aux réponses dont j’avais besoin.
Chaque matin, je consulte ma base Tâches pour voir toutes celles qui sont planifiées pour aujourd’hui.
Pour envoyer les invitations pour la réunion de suivi d’un projet, j’ouvre la page dédiée à ce projet et j’y trouve la liste des personnes à convier. Une fois en réunion, j’accède à la liste des tâches du projet pour en faire le suivi.
Et si j’ai M. Machin qui m’appelle, je peux rapidement ouvrir sa fiche et savoir qui il est et sur quoi nous travaillons en ce moment.
Tout cela devoir faire appel à ma mémoire.
Voilà donc comment utiliser Notion a sauvé ma prise de poste : en me permettant de me libérer de la charge mentale inhérente à mon activité transverse.
A chacun son espace
Ici, je te montre mon exemple, celui d’un chef de projet transverse mais c’est loin d’être le seul rôle qui demande de jongler entre 1 000 sujets tout au long de la journée. Je dirais même que c’est très certainement ton cas aussi, en particulier si tu es à ton compte.
En presque 2 ans, j’ai eu le temps de perfectionner cet espace pour qu’il soit encore plus utile et efficace au quotidien.
Et c’est parce que son utilisation quotidienne m’a convaincue de sa valeur que j’ai décidé de te permettre de créer le tien grâce au programme Octopus !
Octopus, en référence à la pieuvre et à ses 9 cerveaux car cet espace a tellement évolué et c’est tellement enrichi que ce n’est plus juste un 2ème cerveau, c’est un système complet qui a la puissance des 9 cerveaux de la pieuvre !
Ce programme ce n’est pas juste un énième template de gestion de projet. C’est un accompagnement pas à pas dans la création de TON espace avec TES bases de données, parce qu’il y a fort à parier que tu n’auras pas les mêmes besoins que moi, à la place des interlocuteurs ce seront peut être des lieux par exemple. Et tout cela même si tu es complètement novice dans la pratique de Notion ou des bases de données.
» Son utilisation quotidienne m’a convaincue de sa valeur que j’ai décidé de te permettre de créer le tien grâce au programme Octopus !«
Si tu veux en savoir plus sur ce programme, rendez-vous ici.
En attendant, je t’invite à jeter un oeil aux différentes ressources gratuites que je t’offre. Je suis sûre que tu y trouveras des choses intéressantes pour toi.